Las 5 claves para organizarte mejor y vender más

Muchas veces me he encuentro con pequeños empresarios con un muy buen producto, muy buenos en lo suyo, tienen el argumentario de venta perfecto, un discurso impecable y, sin embargo, a final de mes no les llega para pagar los costes de su negocio ¿Cómo es posible?

Porque nadie les enseñó a organizarse comercialmente

La organización es clave para un negocio, cada día, son demasiadas cosas las que hay que hacer. Tanto si eres comercial por cuenta ajena, como si lo eres por cuenta propia, cuando te preguntan: «¿Has terminado lo que tenías que hacer?», tú siempre piensas que, en realidad no, que nunca termina.

Por eso, hoy me gustaría enseñarte,

Las 5 claves más sencillas, prácticas y efectivas, para conseguir una buena planificación y organización en tu gestión comercial.

1.- No confundir lo urgente con lo importante

Este es, sin duda, el gran desafío de muchos autónomos y comerciales. Siempre hay tanto que hacer… y siempre parece todo tan urgente…

De hecho, uno de los principales problemas es que empezamos a confundir una cosa con otra. Como alguien nos mete mucha urgencia con algo, no para de llamar o bien insiste más que los demás, tendemos a hacerle más caso que a quien es realmente importante.

Siempre pasa, los clientes que más se quejan, por ejemplo, normalmente son atendidos antes que los clientes que no. Pero hay clientes que se quejan mucho y rentan poco, mientras que hay otros que son más rentables e incluso suelen ser más agradables.

Los segundos son más importantes y, sin embargo, atendemos antes a los primeros.

Lo mismo ocurre con las tareas que tenemos. La gran mayoría son de bajo valor y nos pasamos el día enganchados con ellas, porque parecen urgentes, pero pasan las semanas y, cuando miramos atrás, estamos agotados de correr tras lo urgente, mientras que tenemos las mismas ventas que siempre y no parece que hayamos avanzado en nuestra gestión comercial.

Es más, lo que ocurre muchas veces es que evitamos lo importante y lo hacemos inconscientemente. ¿Cómo es posible esto? Porque lo importante en ventas es, normalmente, lo que más miedo nos da, o que más nos incomoda.

De hecho, esta sería la manera más segura de reconocer lo importante que tenemos sobre nuestra mesa: ¿Qué nos da más miedo?

Para un vendedor hay dos cosas más importantes que el resto y que debería estar haciendo, cada día, durante la mayor parte de su tiempo:

  1. Prospectar. Es decir, buscar y explorar nuevas oportunidades. Llamar y escribir, a puerta fría o como sea.
  2. Dar seguimiento comercial. Es la manera de conseguir cerrar más ventas.

Sin embargo, ambas cosas son difíciles, tienen resultados bajos, suponen muchas negativas que pasan factura psicológica en el vendedor… Por eso, muchas veces, evitamos dedicarles todo el tiempo que necesitan.

¿Lo estamos haciendo? ¿Estamos esquivando las tareas importantes en favor de otras que realmente son las que nos van a acercar al objetivo?

Las tareas importantes son aquellas que, en caso de completarlas, nos darían mayor beneficio real y objetivo (es decir, facturación, principalmente). Hemos de esforzarnos por distinguirlas bien, ponerlas las primeras en la lista y dedicar a ellas la mayor parte de nuestro tiempo.

2.- Vencer a la procrastinación, o lo que es lo mismo, ya si eso… mañana lo hago

Todos conocemos está sensación, dejamos para luego lo que hay que hacer hoy (normalmente lo importante), pero en realidad ese «luego» no existe y una semana después, eso importante sigue ahí.

La procrastinación, como se suele denominar a este fenómeno de dejar para luego, es uno de nuestros principales enemigos.

No me voy a entretener en explicar por qué procrastinamos, hoy toca dar tácticas concretas y efectivas. Así que para eso:

  • Divide todo en pequeñas acciones, para evitar la procrastinación y la resistencia inicial a ponerte. Si tenemos que escribir un script de ventas, pongamos sólo la cabecera y el párrafo introductorio. Si tenemos que ensayar nuestro argumentario de ventas, hagámoslo sólo con el comienzo.
  • Cuando no se pueda dividir algo en tareas claras, entonces usamos la técnica del timeboxing*, que es dedicar un tiempo limitado a un proyecto, cliente, a llamar… Si la procrastinación es poderosa, nos proponemos ponernos sólo diez minutos.

(La técnica del timebox* consiste en fijar el tiempo máximo para conseguir unos objetivos, tomar una decisión o realizar unas tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. De esta manera, en lugar de ponerse a trabajar en algo hasta que esté hecho, de antemano se acuerda sólo se dedica un tiempo limitado).

Partir todo en trocitos más pequeños nos ayuda porque, para empezar, la resistencia a ponernos diez minutos o hacer una sola cosa, en vez de siete, es mucho menor.

Y por otro lado, nos ayudará porque el efecto psicológico de logro al haber terminado una tarea, y el pequeño subidón de dopamina que produce, nos instará a seguir tachando más pequeñas tareas y a seguir en vez de dejarlo.

Lo mismo ocurre con ponernos con algo sólo diez minutos. La mayoría de las veces, cuando han pasado esos minutos, ya hemos tomado impulso, hemos vencido la resistencia inicial y queremos seguir avanzando por ese camino.

3.- Usa un software de CRM o de seguimiento de contactos y ventas

Tiene que ser un programa adecuado a la complejidad y a si trabajas en equipo o en solitario.

No estoy hablando de que necesariamente haya que usar lo mejor y más caro, pero necesitamos una buena gestión de contactos, de prospectos, negocios, cierres y oportunidades.

Lejos quedaron los tiempos en que, con lápiz, papel y cabeza, uno podía gestionarlo todo. Hoy es más complejo, requerimos recordatorios, acceso móvil desde cualquier lugar, documentos…

Si lo intentamos llevar todo de memoria, estamos condenados al fracaso y se nos van a pasar la mitad de cosas importantes.

Igualmente, tiene que ser un software que domines y en el que confíes, para volcar en él lo que hay en tu cabeza y liberarla del enorme esfuerzo mental que supone tener todo y a todos en la mente.

Además, ese programa nos mantendrá sinceros con nosotros mismos.

De veras que el mayor problema que me encuentro en las formaciones que doy es que evitan lo importante y, sin embargo, se quejan de que viven ocupados todo el día, agotados incluso, pero no avanzan en sus objetivos.

Tenemos que saber exactamente dónde estamos con cada contacto y con cada oportunidad a la que estamos dando seguimiento. Y también qué hemos hecho hasta ahora, todo de un solo vistazo, con la seguridad de que no se nos escapa nada en la venta.

Y con un software que te diga que hoy tienes que llamar a esos seis clientes, y que te insista al día siguiente si no lo has hecho, podremos ver si estamos evitando lo importante o no.

4.- Ten muy en cuenta las horas a las que contactarás con los clientes

Todos los contactos con clientes y prospectos deben ser organizados para que se produzcan en las «mejores» horas, es decir, en aquellas en las que sea más probable que nos hagan caso.

Parece algo trivial, pero nada más lejos de la realidad. Muchas veces, que un cliente nos diga que sí o que no, va a depender casi completamente, del momento en el que lo pillemos. Por eso es tan importante conocer la máxima información sobre tu cliente.

Muchas veces, el sí va a depender del timing, de haberlos pillado de buen humor, descansados y receptivos.

Y esos momentos en los que es más probable que estén más receptivos antes esa llamada, son a primera hora hasta media mañana más o menos. Todavía no están cansados y no han tenido ocasión de cargarse de muchos marrones.

¿Y los peores momentos? Justo los contrarios, cuando están más cansados, cabreados e incluso hambrientos, justo antes de comer y de terminar su jornada. En esos instantes, es más complicado.

Así pues, organízate para que toda interacción que tengas con los clientes sea a esas mejores horas. De paso, así, también estaremos nosotros más frescos y motivados.

5.- Ten bien claro cuál es la siguiente acción en todos los casos

No llegues al lugar de trabajo pensando en qué vas hacer. Esto es importante porque, al igual que trabajar con un software o sistema en el que confías, saber exactamente cuál es tu primera tarea del día te dará tranquilidad mental. De ese modo no estarás divagando qué podrías hacer mientras tomas el desayuno, estás en la ducha o haces otras cosas en las que hay que desconectar para rendir mejor.

Para ello, en cada cliente, prospecto, seguimiento o actividad de venta que tengamos, hemos de saber claramente cuál va a ser la siguiente acción a ejecutar.

Si ahora voy a mandar un email, ¿cuál será la siguiente acción? Puede ser dar seguimiento en dos días si es que no me ha contestado. Pues lo anotamos, y dos días después tenemos claro que nada más llegar.

¿Nos ha dicho que sí? ¿Cuál es la siguiente acción, enviar el contrato? Lo anotamos y en cuanto lo tengamos se lo mandamos. Y después de enviarlo, ¿cuál es la siguiente acción? Si es llamarle al día siguiente para cualquier duda que tenga, lo anotamos y, cuando lleguemos al trabajo, no tenemos más que mirar nuestro sistema y ejecutar esa siguiente acción clara.

La mejor manera de hacer esto es anotar siempre la siguiente acción nada más haber ejecutado la anterior. No lo dejemos colgando, no pensemos que ya improvisaremos llegado el momento.

Ejecuta estas cinco claves prácticas, es la mejor forma de obtener una excelente organización y gestión comercial, y te garantizo que tus ventas se van a multiplicar. No son palabras vacías.

Buenas ventas

¿Terminas la jornada laboral y no ves los resultados por ningún lado? ¿Necesitas organizar tu actividad comercial mejor?

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